Pour gagner du temps, mieux vaut ne pas en perdre

6 septembre 2019

Réactif ne signifie pas efficace, rapide ne veut pas dire bien fait, urgent ne signifie pas important

Les statistiques montrent que les cadres reçoivent entre 70 et 100 mails par jour, voire bien plus pour les dirigeants. 

Pour les lire et y répondre, les managers consacreraient ainsi entre 5 et 20 heures par semaine. 

43% des salariés sont interrompus au moins toutes les dix minutes par la sonnerie de leur boîte aux lettres électronique.

Un petit bip et nous nous sentons obligés de répondre de suite, abandonnant une tâche parfois plus importante que le mail reçu. Interrompus dans notre activité, nous devons à nouveau nous replonger dans notre précédent travail ce qui demande un effort de concentration, la fatigue s’installant petit à petit.

Notre état émotionnel se transmet dans nos écrits. 

Notre niveau d’énervement monte car le mail était inutile. Et nous avons pris du temps pour le lire… même en diagonale. De précieuses minutes perdues au détriment de dossiers plus importants.

Nous stressons car nous n’arrivons pas à avancer dans notre travail. L’heure qui tourne ne nous permet plus alors de réfléchir posément. L’anxiété nous gagne car la pile de dossiers ne diminue pas.

En colère contre un collaborateur ? Nous n’avons pas le temps de penser qu’il vaut mieux peser ses mots, que le mail est déjà envoyé. 

Nous rêvons d’une boite de mails vide (ou presque) et cela n’arrive jamais

Plus on répond dans l’urgence plus notre interlocuteur aura envie d’être réactif.

Plus on répond vite, plus grande est la chance de se tromper: erreurs de frappe, de grammaire, de noms de clients, de fournisseurs ou collaborateurs erronés. Oups le mail est parti et nous devons alors passer du temps à réparer. Ce qui prend du temps… que nous n’avons pas!

Une couverture, on ne sait jamais.

Les écrits restent donc les mails servent de preuve. Alors on prend le temps d’écrire plutôt que de se téléphoner ou de se voir, on crée des dossiers, on classe ces courriers au cas où … Au risque d’alourdir sa boîte de mails et donc de ralentir son PC.

Stress, nervosité, anxiété génèrent souvent des conflits, la lenteur informatique réduit la performance. Cela devient non seulement le problème de chaque utilisateur mais aussi de toutes les organisations.